“e-Arşiv Portal” (Elektronik Arşiv Portalı), Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bir uygulamadır. İşletmelerin faturalandırma ve arşivleme işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmelerini sağlar.
e-Arşiv Portal Ne İşe Yarar?
- Elektronik Fatura Oluşturma ve Gönderme: İşletmeler, bu portal üzerinden elektronik faturalarını (e-Arşiv faturaları) oluşturabilir, gönderebilir ve saklayabilirler. Özellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kurumlara fatura kesmek için kullanılır.
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, postalama ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
- Hız ve Verimlilik: Fatura oluşturma ve gönderme süreçlerini hızlandırır, muhasebe süreçlerini kolaylaştırır.
- Kolay Arşivleme ve Erişim: Faturalar dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanır ve geçmiş dönem faturalarına kolayca erişilebilir. Faturalar yasal süre boyunca (genellikle 10 yıl) dijital olarak muhafaza edilir.
- Yasal Uyumluluk: Vergi Usul Kanunu hükümlerine uygun olarak elektronik ortamda fatura düzenleme ve muhafaza etme imkanı sunar.
- Hata Oranını Azaltma: Otomatik veri kaydı ile hata oranını minimuma indirir.
e-Arşiv Portal’a Nasıl Giriş Yapılır?
e-Arşiv Portal’a giriş yapmak için genellikle GİB’in resmi portal.efatura.gov.tr adresini kullanabilirsiniz. Giriş yöntemleri şunlar olabilir:
- İnternet Vergi Dairesi Bilgileri: Eğer e-Fatura mükellefi değilseniz bile, İnternet Vergi Dairesi bilgilerinizle sisteme giriş yapabilirsiniz.
- Mali Mühür/Elektronik İmza: Bazı durumlarda mali mühür veya elektronik imza ile giriş yapılması gerekebilir, ancak GİB Portal üzerinden kesilen e-Arşiv faturalar için genellikle mali mühür zorunluluğu bulunmamaktadır. “GİB İmza” seçeneği ile kayıtlı telefon numaranıza gelen şifre ile imzalama işlemi yapılabilir.
- Özel Entegratörler: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış özel entegratörlerin sistemlerini kullanarak da e-Arşiv fatura işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntem, genellikle daha kapsamlı muhasebe entegrasyonu ve otomasyon sağlar.
e-Arşiv Fatura Kesme Zorunluluğu:
Belirli tutarları aşan faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur. Güncel limitler ve zorunluluk durumları GİB tarafından belirlenir ve değişebilir. Örneğin, 2024 yılı itibarıyla KDV dahil 6.900 TL ve üzeri faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur. Bu limitler, vergi mükellefi olan alıcılara ve vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere kesilen faturalar için ayrı ayrı belirlenebilir.
e-Arşiv faturalar, kesildikten sonra otomatik olarak alıcıya gönderilmez. Genellikle fatura oluşturulduktan sonra PDF formatında indirilir ve alıcıya e-posta, WhatsApp veya SMS gibi yöntemlerle iletilir.